Organizer Selgieta

Program

Program SELGIETA przeznaczony jest dla firm usługowych w celu organizacji wizyt klientów, gospodarki materiałami oraz czasem pracy poszczególnyh pracowników. Program umożliwia uproszczoną kalkulackje kosztów, przychodów oraz ewidencję materiałów używanych na potrzeby obsługi klientów jak również materiałów handlowych.

Program dostępny jest w wersji online - nie ma potrzeby instalowania go na komputerze, uruchamia się na dowolnym urządzeniu z dostępem do internetu poprzez przegladarkę internetową (systemy Windows, MacOS, Linux). Interfejs progrmu umożliwia również pracę na urządzeniach mobilnych - smartfonach, tabletach.

W wersji z licencją wieczystą program instalowany jest na wybranym przez klienta hostingu i domenie

Wymagania

Komputer/tablet/telefon z dostępem do Internetu i zainstalowaną przegladarką internetową. Dla licencji wieczystej serwer hostingowy + domena (obie te instalacje mogą być wykonane przez dostawcę programu na życzenie klienta - wersja Premium)

Start

• Wybierz jeden z planów oferowanych na stronie głównej, lub skontaktuj się z nami bezpośrednio poprzez formularz kontaktowy lub dzwoniąc na numer tel: 797 948 243
• Jeżeli dotychczas prowadzony był kalendarz w innym programie i posiadasz dane o klientach i wizytach w formacie plików .csv, xlsx, txt - skontaktuj się z nami w celu przeprowadzenie importu danych do programu
• Jeżeli chcesz wprowadzic stany materiałowe na dzień startu pracy z programem - przygotuj te dane w formacie excel lub pliku .csv
• Z menu Kartoteki -> Pracownicy wprowadź pracowników, przypisz im nazwy, kolory (najlepiej by kolor ogólny kontrastował z kolorem czcionki)
• Zacznij wprowadzać wizyty zaplanowane jak i już odbyte, przypisujac je poszczególnym pracownikom
• Dla terminów istotne są tylko te z datą w przyszłości

Kalendarz

Należy zdecydować, czy zaczynamy pracę z "pustm kalendarzem", czy też importujemy dane wizyt (przyszłych/odbytych) z kalendarza Google, Iphone lub innego programu zewnętrznego. Opcje importu wydarzeń z pliku kalendarza Google są dostępne w pozycji Operacje-> Import kalendarza.

Elementy składowe kalendarza:

• Wizyty

  - mogą być przypisane do pracownika lub całego salonu (dla salonu mają status "nieprzypisane"), zawsze z przypisaniem do konkretnego klienta. Wizyty moga zachodzić na siebie czasowo, czyli dla jedego pracownika można ustawić klika wizyt w tym samym czasie.

• Terminy

  - mogą być przypisane do pracownika lub całego salonu, termin ustawiony na "salon" uniemożliwia przypisanie w tym samym czasie wizyt dla wszystkich pracowników. Terminy dla danego pracownika nie mogą zachodzić na siebie czasowo oraz w ich czasie nie można przypisywać na pracownika wizyt.

• Zadania

  - mają datę wykonania, bez określonego zakresu czasowego, w zależności od zbliżąjacej sie daty wykonania zmieniają kolor w panelu ZADAŃ, przydatne szczególnie dla przypomnień czynności koniecznych do wykonania co ustalony okres czasu - np comiesięczne opłaty itp.

Pracownicy

Pracownicy powinni być zdefiniowani przed rozpoczęciem pracy z aplikacją. Każdy pracownik może mieć przypisany login i hasło (loginem jest adres email). Ograniczenia ilościowe aktywnych pracowników wynikają z wykupionego pakietu.

Pracownik może dodać termin/wizytę przypisaną na siebie lub innego pracownika.

Pracownik może usunąć z kalendarza każdy termin/wizytę przypisaną na siebie lub innego pracownika - w drugim przypadku pod warunkiem że jednocześnie utworzył wcześniej dane zdarzenie w kalendarzu

Dla pracowników dostępne sa statystyki przychodów, kosztów materiałowych oraz poświęconego czasu klientom w wybranym okresie.

Wizyty

Przy dodawaniu wizyt formatką "Wizyta +" wymaganych jest kilka podstawowych informacji:

• Pracownik/ lub przypisanie do Salonu
• Stanowisko (opcjonalnie)
• Usługa (opcjonalnie)
• Czas start
• Czas usługi
• Powiadomienie SMS (przy zapisie wizyty i/lub 24h przed zaplanowaną wizytą)
• Komentarz (opcjonalnie)

Poszczególne wizyty dla tego samego pracownika mogą zachodzić na siebie czasowo w kalendarzu - przyjmuje się, że pracownik w jednym czasie może obsługiwać kilku klientów na różnych stanowiskach. Program uniemożliwia utworzenie wizyt zachodzących na siebie czasowo z przydzielonym tym samym stanowiskiem. Jeżeli wymagane jest jednak by poszczególne wizyty mogły odbywać się jednocześnie, należy wybrać dla nich różne stanowiska lub pozostawić pole wyboru stanowiska puste.

Oznaczenia dla wizyt

Wprowadzono zużycie materiałów
Wprowadzono kwotę
Wprowadzono SMS powiadamiający o rezerwacji*
Wprowadzono SMS przypominający o wizycie 24 godz przed wyznaczonym terminem*
Wizyta potwierdzona
Wizyta anulowana

(*) Status wiadomości SMS należy dla każdej wizyty sprawdzić w zakładce "SMS" przy szczegółach wizyty.

Terminy

Terminy są pozycjami w kalendarzu dotyczącymi tylko pracowników lub całego salonu. Przykładowym terminem dla pracownika może być np kilkudniowy urlop, wyjście poza salon, szkolenie. Gdy zostanie zdefiniowany termin dla pracownika, program automatycznie wykryje kolizję podczas próby dodania wizyty klienta, która czasowo zachodzi na termin. Dla salonu terminem może być np okres świąteczny; gdy termin jest ustawiony dla salonu, nie można w tym samym czasie przypisać w kaledndrzu wizyt klientów.

Przy dodawaniu terminow formatką "Termin +" podajemy informacje:

• Pracownik/ lub przypisanie do Salonu
• Czas start
• Czas stop (może być w innym dniu jak czas start)
• Status
• Komentarz (opcjonalnie)

Zadania

Zadania są pozycjami w kalendarzu charakteryzującymi się czasem wykonania, niezależnie od pozostałych zdarzeń. Na liście rozróżniane są koloroami, w zależności od czasu do ich realizacji. Zadania oznaczone jako "Prywatne" są widoczne w kalendarzu i na liście tylko dla użytkownika który je stworzył, natomiast "Publiczne" dla wszystkich pracowników.

Przy dodawaniu zadań podajemy informacje:

• Nazwa zadania
• Czas wykonania
• Telefon - opcjonalnie dla powiadomień SMS
• Komentarz
• Okno wyboru: Prywatne/Publicze
• Przy edycji: checbox "Wykonane"

Przy edycji zadania są dodtkowo dostępne opcje:

• "Prolongata" - przeniesienie czasu wykonania zadania o wybrany okres
• "Wykonane" - przeniesienie zadania do archiwum - zadanie nie jest już widoczne na liście zadań do wykonania ale pozostaje jako widczna pozycja w kalendarzu.

Zużycie i dostawy materiałów

Gospodarka materiałami opiera się na operacjach:

1. Dostawy materiałów

Przy dostawie materiałów wprowadzane są podstawowe dane: nazwa, gramatura materiału, cena zakupu

2. Zużycie materiałów

Dla wybranych wizyty wprowadzana jest ilość zużytego materiału

3. Aktualizacje stanów materiałów (inwentaryzacja)

W zależności od potrzeb sprawdzane są faktyczne stany materiałów w firmie i wprowadzane do programu

Na podstawie wprowadzonych informacji o dostawach i zużyciu materiałów program automatycznie przelicza dla wybranego okresu / klienta /pracownika koszty materiałowe.

Po wprowadzeniu danych "Aktualizacji stanów" program wylicza jakie straty / zyski występują dla poszczególnych materiałów w zadanym czasie - można je potem rozliczyć na poszczególnych pracowników

Powiadomienia SMS/Email

1. SMS przy zapisaniu/rezerwacji wizyty

Podczas zapisywania nowej wizyty w kalendarzu lub edycji istniejącej można zaznaczyć opcję "powiadom przy zapisie" - klient z poprawnie zdefiniowanym numerem telefonu otrzyma wiadomość SMS chwilę po zapisie wizyty w grafiku. Treść wiadomości ustala się podczas kofiguracji programu.

2. SMS przypominający 24h

Dla wybranych wizyt można ustawić SMS przypominający, który zostanie automatycznie wysłany do klienta dokładnie na 24 godz przed planowanym czasem rozpoczęcia wizyty. Treść wiadomości ustala się podczas kofiguracji programu.

3. Powiadomienie email o dodanym terminie

Opcjonalnie dla wprowadzanego terminu można dodać powiadomienie email - wiadomość o szczegółach dodawanego terminu do grafiku zostanie wysłana wtedy do jego właściciela

4. Powiadomienie email o usuniętej wizycie/terminie

Program automatycznie wysyła powiadomienie email do włascicieal wizyty lub terminu zaplanowanego w przyszłości, który zostaje usunięty z grafiku

Powiadomienia SMS są wysyłane co 15 min. Przykładowo gdy wizyta zostanie zapisana o godz 13:23, powiadomienie SMS o jej zapisie będzie wysłane do klienta o godz 13:30.

Powiadomienia email są wysyłane co 20 min. Przykładowo gdy termin zostaje usunięty z kalendarza o godz 13:23, powiadomienie email będzie wysłane do pracownika o godz 13:40.

Personalizacja

Można dososować aplikację do swoich potrzeb w ramach wykupionego abonamentu zwiększając limity na poszczególne elementy:

• Aktywacja dodatkowego pracownika z loginem (powyżej limitu za wybrany abonament): 15zł netto/miesiąc
• Aktywacja pakietu dodatkowych 100 klientów (powyżej limitu za wybrany abonament): 10zł netto/miesiąc
• Aktywacja dodatkowego stanowiska (powyżej limitu za wybrany abonament): 5zł netto/miesiąc
• Wybór spersonalizowanego nadpisu dla wysyłanych SMS: 15zł netto/miesiąc

Dodatkowe operacje dostępne dla użytkowników z wykupionym płatnym pakietem:

• Eksport bazy klientów do formatu Excel lub CSV: 0 zł
• Eksport wizyt do formatu Excel lub CSV: 0 zł
• Uporządkowanie bazy klientów: zawiera: - usunięcie duplikatów, - usunięcie klientów bez przypisanych wizyt, - usunięcie klientów wskazanych przez użytkownika Selgieta z przypisanymi wizytami: 150 zł netto.